E-Defterler Siber Saldırıya Maruz Kalırsa!

Üst Yönetim Vergi cezalarından Kurtulmak ve İdari Çıkış Yolları

Kanunun emrettiği belli şartları taşıyan mükellefe defterlerini elektronik ortamda tutma zorunluluğu getirilmiştir. Epey çok yakın zamanda da Türkiye’deki tüm mükellefler e-deftere geçeceği kesindir. E-defter, mükellef açısından iş gücü, zaman, arşivleme maliyeti ve arşivleme sıkıntısı gibi avantajların yanı sıra iç ve dış denetimde de kolaylıklar sağlamaktadır. Güvenli olmasına rağmen e-defterler, elektronik dünyanın bir takım risklerini de beraberinde getirmektedir. Siber saldırı, sistem çökmeleri gibi teknik sorunlarla e-defter verileri kaybolan, yok olan mükellefler olabilecektir.

2011 yılında Vergi Usul Kanununun 242. maddesinde yapılan değişiklikle emredici bazı şartları taşıyan mükelleflere e-fatura ve e-defter kullanma zorunluluğu getirilmişti. 2016 Kasım sonu itibariyle baktığımızda Türkiye’de toplam 51.550 mükellef e-defter uygulamasına geçmiştir.

E-defter kullanan mükelleflerin de defter kayıtlarını muhafaza ve ibraz yükümlükleri vardır. Elektronik ortamda saklanan verilerin herhangi bir teknik sorun, siber saldırı ve benzeri nedenlerle mükellefin elinden çıkma ihtimali bulunmaktadır

E-DEFTER KULLANILMASINA İLİŞKİN YASAL MEVZUAT

213 sayılı Vergi Usul Kanununun Mükerrer 242 nci maddesinin 2 numaralı fıkrası ile Maliye Bakanlığı; elektronik defter, kayıt ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye, elektronik ortamda tutulmasına ve düzenlenmesine izin verilen defter ve belgelerde yer alması gereken bilgileri İnternet de dahil olmak üzere her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamında Maliye Bakanlığına veya Maliye Bakanlığının gözetim ve denetimine tâbi olup, kuruluşu, faaliyetleri, çalışma ve denetim esasları Bakanlar Kurulunca çıkarılacak bir yönetmelikle belirlenecek olan özel hukuk tüzel kişiliğine haiz bir şirkete aktarma zorunluluğu getirmeye, bilgi aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, bu Kanun kapsamına giren işlemlerde elektronik imza kullanım usul ve esaslarını düzenlemeye ve denetlemeye yetkili kılınmıştır.

Vergi Usul Kanununun mük 242. maddesine istinaden çıkartılan 421 ve 454 Seri Numaralı VUK Genel Tebliğlerinde brüt satış hasılatları belli bir miktarı geçen mükellefler ve ÖTV, Madeni yağ mükelleflerinden tebliğde belirtilen hadleri geçenlerin e-defter tutmak zorunda oldukları belirtilmiştir. Ayrıca 421 ve 454 nolu Tebliğ’de  arzu eden mükelleflerin de e-defter uygulamasına geçebilecekleri hükmü de tebliğde yer almaktadır.

E-Defterin uygulanma usul ve esaslarına ilişkin, 13.12.2011 tarihli ve 28141 sayılı Resmi Gazete ‘de yayımlanan 1 seri nolu Elektronik Defter Genel Tebliğinde de belirtildiği üzere format ve standardı e-defter. gov. TR’de duyurulan defterler elektronik ortamda tutulabilecektir. Bugün itibariyle sadece YEVMİYE DEFTERİ ve DEFTER-İ KEBİR elektronik ortamda tutulabilmektedir.

E-Defterlerin Mükellefler Tarafından Muhafazası ve İbrazı

Bu Tebliğ kapsamında izin alan mükellefler, muhafaza ve ibraz ödevlerini yerine getirirken aşağıdaki hususlara riayet etmek zorundadır.

  1.  Bu Tebliğ uygulamasından faydalanan mükellefler, oluşturdukları ikinci nüsha elektronik belgelerini ve e-Arşiv Raporlarını birbirleriyle ilişkili şekilde, vergi kanunları ve diğer kanuni düzenlemelerin kağıt nüshalar için öngörmüş olduğu süreler dahilinde muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmekle yükümlüdür.
  2.  İzin alan mükellefler, ikinci nüsha elektronik belgelerini ve e-Arşiv Raporlarını kendi bilgi işlem sistemlerinde muhafaza ederler. Bu mükellefler istemeleri halinde Başkanlıktan saklama izni almış kuruluşlarda da muhafaza ödevlerini yerine getirebilirler.
  3.  e-Arşiv Uygulamasını kendi sistemi üzerinden kullananlar, elektronik ortamda düzenledikleri ikinci nüsha faturalarını kendilerine ait mali mühür ya da NES ile onaylayarak saklarlar.
  4.  Özel entegratörlerden e-arşiv hizmeti alanlar izin kapsamında, elektronik ortamda düzenledikleri ikinci nüsha faturalarını kendilerine ait mali mühür ya da NES ile veya özel entegratöre ait mali mühürle onaylayarak saklarlar.
  5.  Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik belgelerin ve ilişkili raporların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin her türlü elektronik veri, veri tabanı dosyası, saklama ortamı veya doğrulama ve görüntüleme araçlarını kapsar.
  6.  Mükellefler tarafından muhafaza edilen elektronik belgeler muhatabına gönderilen kağıt nüshalar ile aynı içerikte ve istenildiğinde aynı görüntüde basılabilecek şekilde saklanmalıdır.
  7.  Muhafaza edilen elektronik belgelerin sorgulanması, görüntülenmesi ve kağıt çıktılarının alınması sırasında kullanılacak anahtarlardan birisinin belge numarası olması zorunludur.
  8.  Elektronik belge ve raporların Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu alanlarda muhafaza edilmesi zorunludur. Bu zorunluluk, yurt dışında ikincil bir arşivleme yapılmasına engel teşkil etmez.
  9.  Bu Tebliğin 3-b bendine göre adına fatura düzenlenen vergi mükellefleri bu belgeyi kağıt ortamda almak ve saklamak zorundadır.
  10.  Bu Tebliğ uygulaması kapsamında vergi mükellefi olmayanlar adına düzenlenen faturaların iletiminin elektronik ortamda olması halinde vergi kanunlarına göre muhafaza ödevi bulunanlar elektronik ortamda aldıkları faturaların muhafazasını da elektronik ortamda yapmak zorundadır.

Muhafaza edilmesi gereken dosyalar;

  1. Oluşturulan Defterler
  2. Beratlar
  3. Gelir İdaresi Başlanlığı İmzalı Beratlar                                                                                                                                       

Bu dosyaların hepsi bir arada GİB’in (Gelir İdaresi Başkanlığı) belirlediği dizin yapısında e-defter kullanıcısının kendi bilgi işlem sisteminde ve güvenli bir ortamda saklanmalıdır.  Dizin yapısının detayı www.edefter.gov.tr sitesinde yayımlanan Yazılım Uyumluluk Kılavuzunda belirtilmiştir.

Yevmiye/kebir dosyalarının, yevmiye/kebir beratlarının ve GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) onaylı yevmiye/kebir beratlarının içinde tutulduğu dizin yapısının ekran alıntıları (Dizin yapısı standart ağaç yapısında olmalıdır ilgili ayın paketleri bir klasörde, tüm ayların toplamı yıl klasöründe ve yılların hepsi de aynı klasörde olacak şekilde bilgisayarın yerel depolamasında saklanmalı. XML dosyalarını mükellefin/denetim elemanının düzgün görüntüleyebilmesi için XSLT dosyaları da ilgili ay dizinlerine konulmalı. Dizin yapısı …. /VKN/YIL/AY/ altında Y-K dosyaları [defterler], YB-KB dosyaları [defter beratları], GIB-YB ile GIB-KB dosyaları [GIB onaylı defter beratları] ve XSLT dosyası şeklinde olmalıdır ”

Muhafaza ve İbraz Sorumluluğunun Yerine Getirilmemesi Durumunda Cezai Müeyyideler;

Mükellefler, almış oldukları izin kapsamında düzenledikleri belgelerde yer verdikleri bilgilerin gerçek duruma uygunluğundan sorumludur.

Bu Tebliğde belirlenen usul ve esaslara uymadıkları tespit edilenler hakkında işledikleri fiile göre Vergi Usul Kanununda yer alan cezalar tatbik edilir.

Bu Tebliğle getirilen usul ve esaslara aykırı hareket eden mükelleflerin ve özel entegratörlerin e-arşiv izni Başkanlık tarafından iptal edilebilir.

e-Arşiv hizmeti verme izni iptal edilen özel entegratör, hizmet verdiği mükellefleri bu konuda uyarmak zorundadır. İzni iptal edilen özel entegratörden e-arşiv hizmeti alan mükellefler, 15 gün içerisinde başka bir özel entegratörle anlaşmak veya genel hükümler çerçevesinde anlaşmalı matbaa işletmelerine belge bastırarak kullanmak zorundadır.

e-Arşiv Uygulamasını kendi bilgi işlem sistemlerinden kullananlardan izinlerinin iptal edildiği kendisine bildirilen mükellefler, bildirimin yapıldığı tarihten itibaren 1 yıl süre ile uygulamayı kendi sistemleri üzerinden kullanmak üzere başvuru yapamazlar. Bu mükellefler istemeleri halinde Başkanlıktan izin alan özel entegratörlerden e-arşiv hizmeti alabilirler. e-Arşiv izni iptal edilen mükellefler en geç 15 gün içerisinde belgelerini anlaşmalı matbaalara bastırarak genel hükümler çerçevesinde belge düzenlemeye başlamak zorundadır.

Mükellefin e-defter muhafaza ve ibraz yükümlülüklerini yerine getirmemesi durumunda da Vergi Usul Kanunu hükümleri uygulanacaktır. Bu kapsamda Mükellefe uygulanacak cezai yaptırımlar aşağıdaki gibidir;

 

Özel Usulsüzlük Cezası

Vergi Usul Kanununun “bilgi vermekten çekinenler ile 256, 257 ve mükerrer 257. madde hükmüne uymayanlar için ceza” başlıklı mükerrer 355 madde hükümlerine göre; Vergi Usul Yasasına göre tutmak ve muhafaza etmek zorunluluğunda bulundukları defter ve belgelerini Vergi Usul kanununun 135. maddesinde gösterilen incelemeye yetkili makam ve elemanlara gösterdikleri süreler içinde ibraz etmeyen mükelleflere özel usulsüzlük cezası kesilir.

Vergi Ziyaı Cezası

Mükelleflerin Vergi Usul Kanununa göre tutmak ve muhafaza etmek zorunda oldukları defter ve belgelerini gene Vergi Usul Yasasının 135. maddesinde gösterilen incelemeye yetkili makam ve elemanlara gösterdikleri süreler içinde ibraz etmemelerinden dolayı Vergi Usul Kanunun 341. maddesinde gösterildiği şekilde vergi ziyaı’nın oluşması halinde, Vergi Usul Kanunun “vergi ziyaı suçu ve cezası” başlıklı 344. maddesine göre vergi ziyaı cezası uygulanır.

Savcılığa Bildirme

Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre tutmak ve muhafaza etmek yükümlülüğünde bulundukları defterler ve belgelerini ibraz yükümlülüğünü yerine getirmeyen mükellefler hakkında Vergi Usul Kanununun 359. maddesindeki hürriyeti bağlayıcı cezaların uygulanabilmesi açısından cumhuriyet savcılıklarına duyuruda bulunulur.

ELEKTRONİK DEFTER VERİLERİNİN SİLİNMESİ, ZARAR GÖRMESİ, SİBER SALDIRIYA UĞRAMASI HALİNDE YAPILMASI GEREKENLER

1 seri nolu Elektronik Defter Tebliğinin 7. maddesinde; elektronik defter tutanlar, elektronik defterlere ait kayıtların bozulması, silinmesi, zarar görmesi, işlem görememesi halleri ile olağanüstü durumların meydana gelmesi halinde, durumu on beş gün içinde doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığına bildirmek ve kayıtları nasıl tamamlayacağına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadır.

Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlerini oluşturdukları ve muhafaza ettikleri bilgi işlem sistemlerinin haczedilmesi veya bu sistemlere yetkili mercilerce el konulması halinde, durumu en geç üç iş günü içerisinde Başkanlığa bildirmek zorundadır.

Maliye Bakanlığının e-defter.gov.tr üzerinden yapmış olduğu Haziran/2016 tarihli duyuruyla;

Mükelleflerin kendi bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilen elektronik defter ve beratların silinmesi, zarar görmesi, virüs bulaşması, siber saldırı v.b. nedenlerle elektronik defter ve beratların ibrazında sorun yaşadıkları, elektronik defter dosyalarının zarar gördüğünün anlaşıldığı, Bu nedenle, defterlerini elektronik ortamda tutan mükelleflerin, e-defter ve beratlarının muhafaza ve ibrazı konusunda gerekli önlemleri almaları, bu kapsamda bilgi işlem sistemlerinde yaşanabilecek sorunlar nedeniyle elektronik defter ve beratlarını mutlaka farklı ortamlarda yedeklemeleri, tavsiye edilmiştir.

E-defter Verileri Zarar Görmüş veya Tamamen Yok Olmuş Mükelleflerin Yapması Gereken İşlemler

Veri kurtarma merkezlerinden oluşan durum ile ilgili(virüs) durum tespit tutanağının alınması;

Mükelleflerin Veri kurtarma merkezlerinden oluşan durum hazırlanacak tespit tutanağında; incelenen diskin bilgileri, virüsün gerçekleştiği tarih, virüsün türü, işlem ile ilgili yapılan teknik çalışmalar ve işlemin sonucu hakkında mutlaka durum tespit tutanağında belirtilmelidir. (Durum tespit tutanağı ISO 9001 gibi en az bir sertifikaya sahip olan firmalardan temin edilmesi gerekmektedir.)

Yeminli Mali Müşavir tarafından hazırlanacak Özel amaçlı rapor ile Başkanlığa başvuruda bulunulması;

YMM Özel Amaçlı raporda silinmesi istenen aya ve talebin gerçekleştiği aya ait defter yeniden oluşturulduğunda ortaya çıkan;

  1.  Borç-alacak Dip toplamları,
  2.  Yevmiye başlangıç-bitiş numarası,
  3.  Hesaplanan KDV,
  4.  İndirilecek KDV,
  5.  Devreden KDV,
  6.  Ödenecek KDV bilgileri yer almalıdır.

Burada bir fark oluşması halinde farkın neyden kaynaklandığı AYRINTILI olarak YMM raporunda yer verilmesi gerekmektedir. Eklenecek olan hesaplar var ise bu hesapların ayrıntılı listesi YMM raporuna eklenmelidir.

Ayrıca YMM raporunun sonuç bölümünde yapılacak işlemlerin vergisel anlamda bir kayba neden olmayacağı taahhüt edilmelidir.

 YMM raporunda şu başlıklara yer verilmelidir;

-KDV bakımından; Yeni kayıtlarla önceden verilen beyannamedeki verginin matrahı, hesaplanan vergi ve oranı, oranlar itibariyle vergi indirimlerinin ve varsa istisnaların önceden verilen beyanname ile uyumu hakkında bilgi verilmelidir. Ayrıca Ba ve Bs formlarındaki belge adet ve tutarlarının yeni kayıtlarda yer alıp almadığı ve KDV beyannamesiyle uyumu araştırılmalıdır.

-Gelir vergisi Stopajı-Sigorta primleri bakımından; Zamanında verilmiş olan muhtasar beyannamedeki bilgilerin(matrah ve vergilerin) yeni kayıtlar ile örtüşüp örtüşmediği hakkında bilgi verilmelidir. Ayrıca muhtasar beyannamede yer alan tutarların ilgili döneme ait SGK’ya verilen bildirgeyle ve bu bildirgede yer alan tutarların yeni kayıtlarla uyumu araştırılmalıdır.

SONUÇ

Mükelleflerin elinde olmayan nedenlerle e-defter verilerinin yok olması durumunda vakit kaybetmeden 15 gün içinde İSO 9001 Belgesine sahip bir veri kurtarma şirketine başvurup tespit tutanağı hazırlatmaları, yok olan XML dosyalarına ait işlemlerin muhasebe programlarından tekrar geri getirilerek Yeminli Mali Müşavir tarafından beratları verilen XML dosyalarıyla, tekrar yüklenilmesi istenen yeni defterlerin aynı olduğu, bir vergi kaybı olmadığına ilişkin Özel Amaçlı Rapor yazdırılması, tespit tutanağı ve Özel Amaçlı Raporun ek yapıldığı bir dilekçe ile Gelir İdaresi Başkanlığına başvurulması gerekmektedir.

KAYNAKÇA

-213 Sayılı Vergi Usul Kanunu

-421 Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği

-454 Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği

-1 Seri Nolu Elektronik Defter Tebliği

-http://e-defter.gov.tr

-www.gib.gov.tr

 

ÖNEMLİ NOT: Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir.  Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.